下午6点整，首次正式会议在城堡大院的会议室举行，主持会议的是亚历山大的参谋长，陆军中将威廉·达西·摩根爵士，他那浓密的白胡子和背头银发很引人注目。在这个长长的会议桌一边，坐着莱姆尼策和艾雷（此时都穿着将军制服）以及其他三位盟军军官，威廉·盖沃尼兹爵士坐在一边翻译，施万尼茨和温纳坐在桌子的另一边。一名在罗马担任苏联联络官（兼格勒乌间谍）的苏联少将阿列克谢·帕夫洛维奇·基思连科，也来到了总部大院，但未被邀请参加首次会谈。
摩根省略了寒暄问候，只是简略地介绍了自己和坐在他旁边的高级军官，然后他要求两名德国军官，出示代表沃尔夫和菲廷霍夫投降授权给他们的证件。温纳从桌子对面递过一张纸，上面有很短的一句表示允许他代签的话，句子下面是沃尔夫的签名。施万尼茨中校在递过证据时，解释说他有一个条件，在菲廷霍夫赋予他的“指令的框架内”，施万尼茨说，他有“全权”签署权，但在投降条款中可能“有某些主张不在”施万尼茨的“指示”范围内，而这些主张必须要向菲廷霍夫提及，让他直接决定。盖沃尼兹没有理睬施万尼茨的警告，虽然他不应该这么做。在菲廷霍夫给他的中校的指令中，有这样一条：他希望在投降书条例中写明，允许他的士兵返回德国，而不是去战俘营——这个无论如何盟军都不会接受。恰恰相反，摩根把三份20页长的带附录的《投降文书》推给了桌子对面的施万尼茨和温纳，告诉他们，他们有三个小时的时间来阅读这些文件，之后回来宣布他们是否接受投降。